Автоматизация раздела “Аутсорс” в ATS-системе
Суть проекта - редизайн системы для ускорения подбора кандидатов в крупные российские компании с последующим масштабированием в B2B-продукт для других рекрутинговых агентств.
Год
2025
Команда
CEO, CPO, Product Owner, бизнес-аналитик, аналитик данных, команда разработки, команда дизайна, QA
Метрики
Среднее время закрытия вакансии, точность биллинга аутсорс-команд, Error Rate, NPS, Time on Task
Проблема
Существующая ATS-система сталкивается
с проблемой в обработке откликов кандидатов, работе с большими объёмами резюме и отсутствием автоматизации рутинных процессов.
с проблемой в обработке откликов кандидатов, работе с большими объёмами резюме и отсутствием автоматизации рутинных процессов.
Перегруженные формы, сложность поиска, разрозненная информация о кандидатах, долгие пути выполнения простых действий и избыточный функционал приводят к тому, что рекрутеры тратят
до 40% рабочего времени на рутину вместо общения с кандидатами.
до 40% рабочего времени на рутину вместо общения с кандидатами.
Редизайн ATS-платформы для сокращения времени обработки кандидата с 15-20 до 5-7 минут за счёт упрощения интерфейса, автоматизации рутинных операций и повышения эффективности работы рекрутеров на 60%
с последующим масштабированием продукта в B2B-решение.
Цели
Задачи
— Спроектировать пользовательские сценарии работы рекрутеров, где они с первого взгляда понимают, как добавить кандидата, найти резюме и заполнить таймшит.
— Упростить процесс добавления кандидата: внедрить быстрое создание с минимумом полей и автозаполнение из резюме, сократив количество шагов с 25 до 5 кликов.
— Упростить процесс добавления кандидата: внедрить быстрое создание с минимумом полей и автозаполнение из резюме, сократив количество шагов с 25 до 5 кликов.
— Переработать модуль таймшитов: создать табличное представление с визуальными статусами, быстрыми действиями и массовыми напоминаниями.
— Улучшить навигацию: внедрить умные фильтры, заменить нестандартные элементы на привычные паттерны и снизить когнитивную нагрузку, чтобы пользователи проходили сценарии без пауз и ошибок.
— Улучшить навигацию: внедрить умные фильтры, заменить нестандартные элементы на привычные паттерны и снизить когнитивную нагрузку, чтобы пользователи проходили сценарии без пауз и ошибок.
Дизайн-процесс
Проектирование мастер макетов,
ДС детализация
ДС детализация
5 этап
Delivery
UX-тестинг и юзабилити
дизайн-решений
дизайн-решений
6 этап
Delivery
Ревью макетов
с разработкой
и синхронизация
с разработкой
и синхронизация
7 этап
Delivery
Фидбек
от стейкхолдеров
и передача
в разработку
от стейкхолдеров
и передача
в разработку
8 этап
Delivery
Поиск проблемы, узких горлышек, генерация
идей
идей
1 этап
Discovery
Анализ рынка
и бенчмаркинг.
JTBD модель
и бенчмаркинг.
JTBD модель
2 этап
Discovery
Качественные
исследования,
валидация идей
в гипотезы
исследования,
валидация идей
в гипотезы
3 этап
Discovery
Формирование
User Flow,
синхронизация
с разработкой
User Flow,
синхронизация
с разработкой
4 этап
Discovery
Анализ рынка и Benchmark
1. Обзор рынка:
— изучили внутренний рынок HR-платформ у конкурентов
— зафиксировали количество работающих решений и уровень конкуренции
— оценили степень насыщенности рынка и барьеры входа
2. Benchmark
- сравнивали приемущества платформ у конкурентов и ключевые пользовательские сценарии воронки подбора
- количество шагов до добавления на вакансию
- фиксировали шаги, паузы, неопределённые состояния
— изучили внутренний рынок HR-платформ у конкурентов
— зафиксировали количество работающих решений и уровень конкуренции
— оценили степень насыщенности рынка и барьеры входа
2. Benchmark
- сравнивали приемущества платформ у конкурентов и ключевые пользовательские сценарии воронки подбора
- количество шагов до добавления на вакансию
- фиксировали шаги, паузы, неопределённые состояния
Вывод: рынок внутренних HR-платформ для аутсорса — узкая специфика с невысокой конкуренцией. Существующие решения перегружены функционалом, но не везде решают критические боли эффективно. Считаем, что сможем выделиться за счёт фокуса на автоматизации ключевых сценариев воронки рекрутера
Разбор платформ: Huntflow и Подбор
✅ Всегда видна история сообщений и взаимодействий на этапе
❌ Список кандидатов выглядит как чаты, создается небольшой перегруз и потеря фокуса на экране
❌ Неинтуитивная навигация - разделение в шапке
❌ Ключевые действия в табах не выглядят кликабельными
❌ Список кандидатов выглядит как чаты, создается небольшой перегруз и потеря фокуса на экране
❌ Неинтуитивная навигация - разделение в шапке
❌ Ключевые действия в табах не выглядят кликабельными
✅ Видно с кем ты взаимодействуешь на одном экране
❌ Выпадающее меню действий показывает и этапы, и действия вперемешку, так же длинное, нужно скроллить - лучше сделать выпадающим списком
❌ Модалка не затемняется и теряется фокус на объекте, поле комментария занимает много места
❌ Выпадающее меню действий показывает и этапы, и действия вперемешку, так же длинное, нужно скроллить - лучше сделать выпадающим списком
❌ Модалка не затемняется и теряется фокус на объекте, поле комментария занимает много места
✅ Много функций ИИ и персонализации - умный поиск кандидатов, АI поиск, по вакансии hh, фильтров и более точный поиск, что делает сильным приемуществом среди конкурентов
✅ Разделение на базовый и детальный поиск
❌ Детальный поиск немного усложнен и сложно понять как это работает с первого раза неопытному пользователю
✅ Разделение на базовый и детальный поиск
❌ Детальный поиск немного усложнен и сложно понять как это работает с первого раза неопытному пользователю
✅ Конструктор сопроводительного письма ключевая функция в автоматизации рутинных этапов рекрутеров
✅ Чат с быстрой ОС и блок помощи со статьями
✅ Разделение информации по блокам
❌ Форма уехала в центр, а шапка осталась слева
✅ Чат с быстрой ОС и блок помощи со статьями
✅ Разделение информации по блокам
❌ Форма уехала в центр, а шапка осталась слева
✅ Выделяется текущее место работы, просмотры и заметки от других кандидатов, сохраняет все запросы и историю поиска
❌ Кнопка сгенерировать письмо вызывает настороженность, что оно может отправиться автоматически, будет ли там доп. модальное окно? - это может отпугивать пользователей
❌ Кнопка сгенерировать письмо вызывает настороженность, что оно может отправиться автоматически, будет ли там доп. модальное окно? - это может отпугивать пользователей
✅ Детально классифицирует уровень и опыт кандидата разделяя его на ключевые категории, индикация того, что кандидат может указать опыт сам и так же системой
✅ Достаточно много подсказок и хелперов к новым фичам, эффективно поможет при адаптации
✅ Чипсы со статусами дают быстрое понимание по ключевым параметрам поиска
✅ Достаточно много подсказок и хелперов к новым фичам, эффективно поможет при адаптации
✅ Чипсы со статусами дают быстрое понимание по ключевым параметрам поиска
JTBD модель
Основная работа рекрутера: быстро находить, оценивать и продвигать подходящих кандидатов по воронке найма
Функциональная часть: обработка откликов, добавление кандидатов, учёт времени, коммуникация с заказчиками
Когда: ежедневно работаю с десятками резюме, веду несколько вакансий одновременно и фиксирую отработанное время по проектам
Что сейчас не работает: перегруженные формы, много ручного ввода, долгий поиск кандидата, разрозненная информация, непрозрачная отчетность
Функциональная часть: обработка откликов, добавление кандидатов, учёт времени, коммуникация с заказчиками
Когда: ежедневно работаю с десятками резюме, веду несколько вакансий одновременно и фиксирую отработанное время по проектам
Что сейчас не работает: перегруженные формы, много ручного ввода, долгий поиск кандидата, разрозненная информация, непрозрачная отчетность
Усложнение простых действий → большая трата времени на рутинные задачи → медленная эффективность
Ожидаемый результат: закрываю больше вакансий, система, где я трачу меньше времени на рутину,
обрабатываю в 3 раза больше кандидатов в день
Вывод: мы сфокусировались на задаче упрощения процесса обработки откликов. Редизайн узких точек взаимодействия сократит время на операции с 15-20 до 5-7 минут и повысит эффективность рекрутеров на 60%
Ожидаемый результат: закрываю больше вакансий, система, где я трачу меньше времени на рутину,
обрабатываю в 3 раза больше кандидатов в день
Вывод: мы сфокусировались на задаче упрощения процесса обработки откликов. Редизайн узких точек взаимодействия сократит время на операции с 15-20 до 5-7 минут и повысит эффективность рекрутеров на 60%
Глубинные интервью
- Расскажи про последний раз, когда ты добавлял(а) нового кандидата в систему.
- Как ты это делал(а)? Сколько времени заняло? Что было самым долгим? Что ты ожидал(а)?
- Вспомни момент, когда тебе нужно было быстро найти кандидата среди десятков других. Что произошло дальше?
- Было ли что-то, что тебя расстроило или замедлило в этом процессе?
- Если что-то пошло не так, как ты это решал(а)?
- Как ты понимаешь, что с таймшитами всё в порядке? Сколько времени это занимает?
- Что вызывает больше всего вопросов при работе с другими отделами через систему?
- Были ли случаи, когда ты думал(а): «лучше бы я сделал это в таблице или вне системы»? Почему?
Вывод: от рекрутеров, менеджеров и координаторов выяснилось, что основная боль связана не с отсутствием функционала, а с избыточностью действий и потерей времени на рутину. Пользователи ожидают быстрого доступа к информации и минимума кликов. Эти инсайты легли в основу гипотезы: упрощение форм, визуализация через таймшит и автоматизация массовых действий сократят время на базовые сценарии в 3 раза и повысят точность биллинга.
Опрос
Цель: провалидировать приоритетность гипотез
Выводы: результаты указывают, что система усложняет ключевой процесс пользователей за счет плохой автоматизации рутины и избыточного интерфейса, внедрение новых фичей пока не актуально
Выводы: результаты указывают, что система усложняет ключевой процесс пользователей за счет плохой автоматизации рутины и избыточного интерфейса, внедрение новых фичей пока не актуально
«Мы предполагаем, что внедрение функции добавления документов в систему снизит количество потерянных документов с 8-10% до 5% и ускорит обработку с 12 до 3 минут (-75%), потому что решим проблему отсутствия хранилища и непрозрачности процесса»
Валидация идей в гипотезы
«Мы предполагаем, что если упростим интерфейс таймшитов, то повысим своевременное заполнение с 58% до 80%, потому что решим проблему перегруженного интерфейса и отсутствия автоматизации».
«Автоматизация процесса добавления кандидата повысит скорость обработки на 30%, потому что решит проблему долгого заполнения формы и поиска информации».
Идеи валидировались до начала дизайна через сценарные интервью и анализ пользовательского поведения. Это позволило подтвердить проблемную
ценность автоматизации процесса обработки откликов и сформировать приоритетные гипотезы для редизайна
ценность автоматизации процесса обработки откликов и сформировать приоритетные гипотезы для редизайна
User Flow
Проанализировали путь пользователя по ключевым разделам Аутсорс и ЛК, общую аналитику,
также учитывали разных роли во внутренних сервисах.
также учитывали разных роли во внутренних сервисах.
CJM
Чтобы определить приоритетные точки боли, мы провели серию пользовательских интервью. Полученные инсайты легли в основу редизайна и позволили сфокусироваться на действительно критичных зонах. Поэтому мы построили CJM со всеми этапами взаимодействия с платформой и на каждом этапе зафиксировали проблемы, которые потом мы добавили в бэклог
Редизайн - проблемы старой системы
Исследование показало, что рекрутеры тратят до 40% рабочего времени на рутинные операции. Основная проблема — перегруженный интерфейс, неэффективные паттерны взаимодействия и отсутствие автоматизации.
Добавление кандидатов. Форма с 15+ полями без автозаполнения вынуждает тратить 5-7 минут на ручной перенос данных из резюме. Отсутствие режима быстрого создания приводит к откладыванию добавления и потере откликов.
Таймшиты и контроль. Менеджеры не видят общей картины — приходится открывать каждого специалиста отдельно. Неочевидно, у кого пропуски, кто в отпуске.
Добавление кандидатов. Форма с 15+ полями без автозаполнения вынуждает тратить 5-7 минут на ручной перенос данных из резюме. Отсутствие режима быстрого создания приводит к откладыванию добавления и потере откликов.
Таймшиты и контроль. Менеджеры не видят общей картины — приходится открывать каждого специалиста отдельно. Неочевидно, у кого пропуски, кто в отпуске.
Поиск и навигация. Сложно найти кандидата среди сотен — базовые фильтры, нет сохранённых пресетов. Информация разбросана по экранам, требуются множественные переходы.
Эти проблемы снижали скорость обработки откликов, увеличивали количество ошибок и время на правки.
Для решения мы упростили ключевые сценарии, автоматизировали рутинные операции и консолидировали информацию для быстрого принятия решений.
Эти проблемы снижали скорость обработки откликов, увеличивали количество ошибок и время на правки.
Для решения мы упростили ключевые сценарии, автоматизировали рутинные операции и консолидировали информацию для быстрого принятия решений.
Добавление таймшита - флоу решения
Координатор переходит в общую таблицу таймшитов, нажимает кнопку “добавить”→ выбирает кандидата и указывает события (больничный, отпуск) в зависимости от наличия → уведомление об успешном добавлении кандидата. При необходимости в течении 2-ух часов таймшит можно редактировать
В основном, визуал компании носит характер NDA, но покажу основные экраны для общего восприятия UI
📊 Метрики
- Время заполнения таймшитаБыло: 10 мин
Стало: 5- 6 мин - Время контроля загрузки командыБыло: 15 мин
Стало: 7 мин - Количество итераций согласования и ошибокБыло: 15%
Стало: 8%
Добавление специалиста - флоу решения
Координатор переходит в общую таблицу кандидатов, нажимает кнопку “добавить” → выбирает кандидата и указывает необходимую информацию → уведомление об успешном добавлении кандидата. При необходимости можно редактировать
📊 Метрики
- Количество шагов в формеБыло: 19
Стало: 7-8 - Время заполнения формыБыло: 5-7 мин
Стало: 2-3 мин - Скорость обработки одного кандидатаБыло: 15 мин
Стало: 5-7 мин
Загрузка документов - флоу решения
- В профиле добавленного специалиста появляется блок с документами и драг зоной. Есть возможность перенести документ или загрузить по целевой кнопке. Появляется модальное окно с зоной предпросмотра для файлов слева и полями справа
- Пользователь выбирает тип документа и автоматически генерируются нужные поля - заполняет ( в дальнейшем автозаполнение), загружает необходимые файлы. Может сменить тип и поля пересчитаются
3. Уведомление успешно. Появляется карточка с заполненной информацией ( можно быстро скопировать) и прикрепленными файлами (миниатюры).
4. Уведомление об успешном добавлении кандидата. При необходимости можно редактировать
4. Уведомление об успешном добавлении кандидата. При необходимости можно редактировать
📊 Метрики
- Количество потерянных/недоступных документовБыло: 8 %
Стало: 0-2% - Время обработки документовБыло: 12 мин
Стало: 5 мин
Usability-тестирование
Task: "Добавьте кандидата из резюме"
⏱️ Среднее время: 11 минут (min: 8, max: 15)
✅ Task Success Rate: 80% (4/5 справились)
🔄 Попытки: 2.2 в среднем (ошибки валидации)
Наблюдения: 4/5 скроллили форму вверх-вниз, искали поля, 3/5 пропустили обязательные поля → получили ошибку, 2/5 не поняли структуру формы: "Где основная информация, а где дополнительная
⏱️ Среднее время: 11 минут (min: 8, max: 15)
✅ Task Success Rate: 80% (4/5 справились)
🔄 Попытки: 2.2 в среднем (ошибки валидации)
Наблюдения: 4/5 скроллили форму вверх-вниз, искали поля, 3/5 пропустили обязательные поля → получили ошибку, 2/5 не поняли структуру формы: "Где основная информация, а где дополнительная
Task: "Заполните таймшит за неделю"
⏱️ Среднее время:18 минут (min: 15, max: 23)
✅ Task Success Rate:100% (5/5 справились)
Наблюдения: 3/5 копировали данные между полями вручную
2/5 путались в структуре: "Это по дням или по проектам заполнять?"
2/5 пытались использовать Ctrl+F для поиска
⏱️ Среднее время:18 минут (min: 15, max: 23)
✅ Task Success Rate:100% (5/5 справились)
Наблюдения: 3/5 копировали данные между полями вручную
2/5 путались в структуре: "Это по дням или по проектам заполнять?"
2/5 пытались использовать Ctrl+F для поиска
Результаты тестирования
Task: "Добавьте кандидата из резюме"
⏱️ Среднее время: 3.5 минуты (-68%)
✅ Task Success Rate:100% (5/5 справились)
🔄 Попытки: 1.1 в среднем (почти без ошибок)
Наблюдения: 5/5 использовали автозаполнениеиз загруженного резюме, 4/5 следовали wizard step-by-step без хаотичного скролла, 4/5 не получили ни одной ошибки валидации
⏱️ Среднее время: 3.5 минуты (-68%)
✅ Task Success Rate:100% (5/5 справились)
🔄 Попытки: 1.1 в среднем (почти без ошибок)
Наблюдения: 5/5 использовали автозаполнениеиз загруженного резюме, 4/5 следовали wizard step-by-step без хаотичного скролла, 4/5 не получили ни одной ошибки валидации
Task: "Заполните таймшит за неделю"
⏱️ Среднее время: 6 минут (-67%)
✅ Task Success Rate: 100% (5/5 справились)
🔄 Попытки: 1.1 в среднем (почти без ошибок)
Наблюдения: 5/5использовали bulk fillдля повторяющихся проектов, 3/5 пользовались фильтрамии нашли за <10 секунд, 2/5 отметили логическую группировку
⏱️ Среднее время: 6 минут (-67%)
✅ Task Success Rate: 100% (5/5 справились)
🔄 Попытки: 1.1 в среднем (почти без ошибок)
Наблюдения: 5/5использовали bulk fillдля повторяющихся проектов, 3/5 пользовались фильтрамии нашли за <10 секунд, 2/5 отметили логическую группировку
Выводы
Киллер-фича: Таймшиты с визуализацией и статусами станут ключевым преимуществом продукта для B2B. Фича закрывает критическую потребность рынка HR-платформ в контроле загрузки аутсорс-команд.
Эффективность обработки кандидатов: автозаполнение из документов и режим быстрого создания повышают продуктивность рекрутеров на 60%. Время обработки одного кандидата сокращается с 15-20 до 5-7 минут. Пользователь заранее видит данные из резюме и тратит время на оценку, а не на перенос информации.
Эффективность обработки кандидатов: автозаполнение из документов и режим быстрого создания повышают продуктивность рекрутеров на 60%. Время обработки одного кандидата сокращается с 15-20 до 5-7 минут. Пользователь заранее видит данные из резюме и тратит время на оценку, а не на перенос информации.
tep-to-Step Conversion: продуманный user flow минимизирует количество шагов — с 25 до 5 кликов для создания карточки кандидата. Упрощённые формы и консолидация информации не перегружают пользователя лишними действиями.
Бизнес-результат: точность биллинга выросла на 11%, переделки между отделами сократились на 22%. Продукт готов к масштабированию в B2B-решение для других рекрутинговых агентств.
Бизнес-результат: точность биллинга выросла на 11%, переделки между отделами сократились на 22%. Продукт готов к масштабированию в B2B-решение для других рекрутинговых агентств.
