Система, которая помогает управлять документооборотом компании, обеспечивая структурированный доступ к документам. Она сочетает в себе функции CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) и инструменты для работы с документами.
О проекте
Документооборот
🧠 Гипотеза
Если внедрим мобильное приложение документооборота, то сократим время обработки заявок с 4.5 до 1.5 дней и снизим ошибки с 28% до 5%, потому что устраним ручной поиск информации между отделами → руководители в разъездах (70% времени) смогут работать с документами из любой точки
Повышение эффективности предприятия за счет сокращения времени на работу с документами, снижения бумажного документооборота, улучшения контроля и обеспечения быстрого доступа к информации для всех сотрудников.
О проекте
Цель проекта
Проблемы
- Высокий объем бумажной работы и сложность отслеживания документации
- Ошибки при передаче данных между отделами (производство, логистика, бухгалтерия)
- Сложности в доступе к актуальной информации
Решения
- Внедрили пошаговый процесс согласования, где документ проходит четкие этапыСократили время согласования договоров с 5-7 дней до 1-2 дней за счет структурированного процесса
- Создали визуальную карточку документа с индикатором прогресса, показывающим текущий этап, кто отвечает за согласование и время до дедлайна.Время на отслеживание статуса документа сократилось с 30-40 минут (обзвон отделов) до 1-2 минут
- Внедрили многоуровневую систему фильтрации: по типу документа, статусу, дате, исполнителю, контрагенту.Поиск нужного документа сократился с 20-30 минут до 30 секунд.
- Настроили систему умных уведомленийСотрудники перестали забывать о задачах - 82% уведомлений обрабатываются в течение часа.
Метрики
- Скорость подготовки документовБыло: 2-3 часа (поиск шаблонов, ручное заполнение, печать)
Стало: 15-20 минут (автозаполнение из базы данных) - Время на отслеживание статуса документаБыло: 30-40 минут (обзвон отделов, поиск по почте и столам)
Стало: 1-2 минуты (открыл карточку документа - видишь весь маршрут) - Срок согласования договораБыло: 5-7 дней (бумага идет между отделами)
Стало: 1-2 дня (электронное согласование) - Потерянные документыБыло: 12-15%
Стало: 0%
Дизайн процесс
Анализ и исследования
Провела интервью, опросы и наблюдения. Анализировала текущие проблемы, включая выявление неудобств, барьеров в существующей системе.
Проектирование
Разработала структуру интерфейса и пользовательских сценариев. Создала навигационных карты и ваерфреймы.
Дизайн взаимодействия
Сделала детализацию экранов, создала компоненты и стили (UI KIT). Подготовила прототипы и установила обратную связь с пользователями.
Тестирование и итерация
Исправляла и оптимизировала, подготавливала к разработке. Провела юзабилити-тестирование с пользователями и ретроспективу с дальнейшими улучшениями.
Данные с опросов
Исследования
Глубинные интервью
Тестирование и итерация
- Анализ данныхПроработала интерактивные прототипы, настроила переходы и проверила их на удобство. Собрала данные о поведении пользователей для дальнейшего улучшения.Юзабилити-тестыПровела тесты с пользователями и администратором, чтобы проверить, насколько система удобна и понятна.Тестирование на соответствие требованиямПровела проверку маршрутизации документа между участниками с разными ролями. Убедилась, что новый процесс отвечает заявленным потребностям.Внедрили пошаговый процесс согласования, где документ проходит четкие этапы: создание → юрист → финансовый отдел → руководитель → утверждение. Каждый участник видит только свой шаг и может одобрить, отклонить или отправить на доработку с комментарием. Сократили время согласования договоров с 5-7 дней до 1-2 днейФлоу решенияСогласование документа в работеПоиск нужного документа занимал 20-30 минут, происходила путаница между физическими и электронными версиями. Внедрила функцию мгновенного поиска документов через сканирование QR-кода, который печатается на каждом физическом документе. Сотрудник открывает камеру прямо в приложении, наводит на QR-код на бумажном документе и мгновенно переходит к электронной карточке с полной информацией. В результате время поиска документа сократилось с 20-30 минут до 5 секунд, снизились ошибки при ручном вводе номера с 8% до 0%, сканер используют 67% сотрудников ежедневно.Флоу решенияСканирование документовНастроили систему умных уведомлений: напоминания о документах, требующих согласования, предупреждения о приближающихся дедлайнах, оповещения об изменениях в документе или комментариях. Автоматизировали рутинные процессы: повторяющиеся согласования используют сохраненные маршруты, шаблоны для типовых документов, автоматическое назначение ответственных на основе типа документа.Флоу решенияВнедрение алертовВкладка "Главная" в системе документооборота предоставляет пользователю мгновенный обзор текущего состояния работы. Упрощает доступ к основным задачам и ускоряет выполнение рабочих процессов: обзор крайних сроков по документам, ожидаемые заявки в СДО, прогресс обработки и подписания документов. Помогает анализировать эффективность процесса с помощью графиков и метрик.Флоу решения до редизайнаГлавнаяВкладка "Архив" в системе документооборота предназначена для хранения завершённых или неактуальных документов, обеспечивая удобный доступ и управление ими.Флоу решения до редизайнаАрхивВкладка "Документооборот" в системе включает в себя хранение и управление документами, возможность отслеживать все процессы этапов документа до его подписания, контролировать сроки и задачи выполнения.Флоу решения до редизайнаДокументооборотВкладка "Заявки СДО" в системе предназначена для управления запросами на доступ или действия с документами. Она упрощает процесс взаимодействия пользователей и администраторов, обеспечивая прозрачность и контроль на всех этапах.Флоу решения до редизайнаЗаявки СДОВкладка "Чат" предназначена для упрощения коммуникации между пользователями системы, что помогает быстрее решать вопросы, связанные с документами и заявками. Она обеспечивает оперативную связь и уменьшает время на ожидание ответов.Флоу решения до редизайнаЧатВкладка "Поддержка" предназначена для оперативной помощи пользователям в решении вопросов, связанных с системой.Флоу решения до редизайнаПоддержка
